1. Verantwortlicher
Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Beat Hangartner, Einzelunternehmer unter der Marke Pan Ciepełko, mit Sitz in Gdańsk (Danzig), Polen, eingetragen im polnischen Gewerberegister CEIDG, USt-IdNr. PL5833495608, REGON 527118848 („wir“, der „Verantwortliche“).
Kontakt in Datenschutzfragen: [email protected] oder per Post an die im CEIDG veröffentlichte Geschäftsadresse. Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt — der Umfang unserer Verarbeitung erfordert das nicht.
Wir verarbeiten Daten nach der Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), dem polnischen Datenschutzgesetz vom 10. Mai 2018 und dem polnischen Gesetz über elektronische Kommunikation vom 12. Juli 2024 (für Cookies).
2. Welche Daten wir verarbeiten, wozu und wie lange
| Situation | Daten | Zweck und Rechtsgrundlage | Speicherdauer |
|---|---|---|---|
| Besuch der Website | IP-Adresse, Geräte- und Browserkennungen, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, verweisende Seite, Antwortcode | Betrieb und Sicherheit der Website, Schutz vor Missbrauch, Fehlerdiagnose — berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) | technische Logs beim Hosting-Anbieter: bis zu 90 Tage |
| Nutzungsstatistik und -analyse | Cookie-Kennungen, Ereignisse auf der Seite (Seitenaufrufe, Klicks, Scrollen), ungefährer Standort aus der IP-Adresse, Gerätedaten | verstehen, wie die Website genutzt wird, und sie verbessern — Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und Art. 399 des polnischen Gesetzes über elektronische Kommunikation), erteilt im Cookie-Banner | bis zum Widerruf; Daten in Analysetools: bis zu 14 Monate |
| Speicherung Ihrer Cookie-Entscheidung | Einwilligungskennung, Inhalt der Entscheidung, Datum | Nachweis, dass die Einwilligung erteilt oder verweigert wurde (Rechenschaftspflicht) — rechtliche Verpflichtung und berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO) | 12 Monate ab der Entscheidung |
| E-Mail-Korrespondenz und Anfragen | Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (falls angegeben), Firma, Nachrichteninhalt, Anhänge (z. B. Grundrisse) | Beantwortung der Anfrage, Erstellung eines Angebots, vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); im Übrigen berechtigtes Interesse: Führen der Korrespondenz, Abwehr von Ansprüchen (lit. f) | bis zum Abschluss der Angelegenheit, danach bis zum Ablauf der Verjährungsfristen (im Geschäftsverkehr in der Regel 3 Jahre, höchstens 6 Jahre) |
| Kunden und Geschäftspartner (Angebote, Bestellungen, Verträge, Rechnungen) | Identifikationsdaten, Adresse, Steuernummer, Rechnungsdaten, Kontaktdaten, Bestellhistorie, Zahlungsdaten | Abschluss und Erfüllung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); Ausstellung und Aufbewahrung von Rechnungen, steuerliche Abrechnung, Pflichten gegenüber dem polnischen E-Rechnungssystem KSeF (lit. c); Geltendmachung und Abwehr von Ansprüchen (lit. f) | für die Vertragsdauer, danach 5 Jahre ab Ende des Steuerjahres (Buchhaltungsunterlagen) oder bis zum Ablauf der Verjährungsfristen, falls länger |
| Projektdaten (Grundrisse, Gebäudedaten, Zählerstände, Buchungsdaten) | können personenbezogene Daten enthalten: Namen auf Zeichnungen, Adressen von Liegenschaften, Daten von Wohnungseigentümern, Belegungsmuster | Erbringung der Planungs-, Simulations-, Konfigurations- und Inbetriebnahmeleistung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); bei Daten Dritter — berechtigtes Interesse von uns und dem Kunden (lit. f) | für die Projektdauer und den Wartungszeitraum, danach bis zum Ablauf der Verjährungsfristen |
| Ansprechpartner bei Kunden und Partnern (Mitarbeitende, Vertreter, Installateure, Architekten) | Name, Funktion, geschäftliche Kontaktdaten | Kontakt in Vertrags- oder Projektangelegenheiten — berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) | für die Dauer der Zusammenarbeit, danach bis zum Ablauf der Verjährungsfristen |
Sollten wir Benutzerkonten auf der Plattform (Portal für Architekten und Investoren) freischalten, informieren wir bei der Registrierung in einem gesonderten Dokument über die Verarbeitung im Rahmen des Kontos.
3. Woher die Daten stammen
Wir erhalten Daten direkt von Ihnen (Nachricht, Bestellung, hochgeladene Unterlagen) oder von Ihrem Arbeitgeber bzw. Auftraggeber — etwa wenn ein Investor den Architekten oder Installateur benennt, mit dem wir Kontakt aufnehmen sollen. Registerdaten von Geschäftspartnern prüfen wir in öffentlichen Registern (CEIDG, KRS, Umsatzsteuerregister).
4. Empfänger der Daten
Wir geben Daten nur an Stellen weiter, die wir für den Geschäftsbetrieb benötigen, auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen oder im Rahmen ihrer eigenen gesetzlichen Pflichten:
- Cloudflare, Inc. (USA) — Hosting der Website, CDN, Web Application Firewall, DNS.
- Google Ireland Limited — Google Tag Manager und Google Analytics 4 (nur nach Einwilligung); E-Mail- und Bürodienste (Google Workspace).
- Contentsquare SAS (Frankreich) — Analyse der Website-Nutzung: Klickkarten, anonymisierte Sitzungsaufzeichnungen (nur nach Einwilligung).
- Anbieter des Einwilligungstools (Consentboard) — Anzeige des Cookie-Banners und Speicherung Ihrer Entscheidung.
- Odoo S.A. (Belgien) — Angebots-, Rechnungs- und Kundenverwaltungssystem (Odoo Online).
- Microsoft Ireland Operations Ltd. — Microsoft-Azure-Clouddienste in der Region Poland Central: Speicherung und Verarbeitung von Projektdaten und Authentifizierung von Plattformnutzern.
- Buchhaltung, Steuer- und Rechtsberater — soweit für ihre Aufgaben erforderlich.
- Vom Kunden benannte Ausführende (Installateure, Planer) — Weitergabe der Projektunterlagen auf Weisung des Kunden.
- Behörden — soweit gesetzlich vorgeschrieben, insbesondere das polnische E-Rechnungssystem KSeF (Finanzministerium).
Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und geben sie nicht zu Marketingzwecken Dritter weiter.
5. Übermittlung in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums
Einige unserer Anbieter (Cloudflare, Google) haben ihren Sitz in den USA oder nutzen Infrastruktur außerhalb des EWR. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission für nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifizierte Unternehmen sowie — ergänzend — auf Grundlage der von der Europäischen Kommission erlassenen Standardvertragsklauseln mit zusätzlichen Schutzmaßnahmen (Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung). Eine Kopie der Garantien erhalten Sie auf Anfrage unter der Adresse in Abschnitt 1.
6. Cookies und ähnliche Technologien
Die Website verwendet Cookies und ähnliche Technologien (z. B. Local Storage) in folgenden Kategorien:
- Notwendig — Speicherung Ihrer Cookie-Entscheidung, Schutz vor Missbrauch (Cloudflare). Keine Einwilligung erforderlich; Grundlage ist Art. 399 Abs. 3 des polnischen Gesetzes über elektronische Kommunikation.
- Analyse — Google Analytics 4 (Besuchsstatistik) und Contentsquare (Klickkarten, Sitzungsaufzeichnungen mit Maskierung eingegebener Inhalte). Nur nach Ihrer Einwilligung aktiv.
- Marketing — derzeit setzen wir keine Marketing-Cookies ein. Das Einwilligungsbanner sieht diese Kategorie für den Fall vor, dass solche Tools künftig eingesetzt werden; bis dahin hat eine Auswahl in dieser Kategorie keine Wirkung.
Wir nutzen Google Consent Mode v2 mit der Voreinstellung „abgelehnt“: Solange Sie nicht einwilligen, setzen die Analysetools keine Cookies und erfassen keine Kennungen.
Einwilligung verwalten. Sie entscheiden beim ersten Besuch im Banner. Sie können Ihre Entscheidung jederzeit über die Schaltfläche am Ende dieser Seite ändern oder widerrufen oder Cookies in den Browsereinstellungen löschen. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung. Sie können Cookies auch im Browser blockieren — die Website funktioniert dann, Analysetools bleiben inaktiv.
7. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf:
- Auskunft über Ihre Daten und eine Kopie davon (Art. 15 DSGVO),
- Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten (Art. 16),
- Löschung, wenn keine Grundlage für die Verarbeitung mehr besteht (Art. 17),
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18),
- Datenübertragbarkeit für Daten, die auf Grundlage einer Einwilligung oder eines Vertrags automatisiert verarbeitet werden (Art. 20),
- Widerspruch gegen eine auf berechtigtem Interesse beruhende Verarbeitung aus Gründen Ihrer besonderen Situation (Art. 21),
- Widerruf der Einwilligung jederzeit, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung berührt wird,
- Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde: Präsident des polnischen Datenschutzamts (Prezes UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warschau, uodo.gov.pl — oder bei der Aufsichtsbehörde Ihres Wohnsitz-Mitgliedstaats.
Anfragen richten Sie an [email protected]. Wir antworten ohne unangemessene Verzögerung, spätestens innerhalb eines Monats. Zur Bestätigung Ihrer Identität können wir zusätzliche Angaben erbitten.
8. Freiwilligkeit der Angaben
Die Angabe von Daten ist freiwillig. Ohne Kontaktdaten können wir eine Anfrage jedoch nicht beantworten, und ohne Identifikations- und Rechnungsdaten keinen Vertrag schließen oder eine Rechnung stellen. Die Einwilligung in Analyse-Cookies ist völlig freiwillig und beeinflusst den Zugang zur Website nicht.
9. Automatisierte Entscheidungen und Profiling
Wir treffen Ihnen gegenüber keine Entscheidungen, die ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhen und rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen. Die automatisierte Verarbeitung von Zeichnungen und Gebäudedaten im Rahmen der Planungsleistung betrifft das Gebäude, nicht Personen, und dient keinem Profiling.
Hochgeladene Zeichnungen und Projektdaten werden nicht zum Training öffentlich verfügbarer KI-Modelle verwendet und nicht zu Trainingszwecken an Anbieter solcher Modelle weitergegeben.
10. Sicherheit
Wir setzen dem Risiko angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, unter anderem Transportverschlüsselung (TLS), eine Web Application Firewall und Bot-Schutz, Mehrfaktor-Authentifizierung für Systeme mit Daten, Zugriffskontrolle nach dem Prinzip der minimalen Berechtigung, Datensicherungen und Auftragsverarbeitungsverträge mit Anbietern.
11. Änderungen dieser Erklärung
Diese Erklärung kann aktualisiert werden, wenn sich unsere Leistungen, Anbieter oder die Rechtslage ändern. Die aktuelle, datierte Fassung ist stets unter panciepelko.pl/de/datenschutz abrufbar. Über wesentliche Änderungen, die Kunden betreffen, informieren wir zusätzlich per E-Mail.
12. Sprachfassungen
Verbindlich ist die polnische Fassung dieser Erklärung. Die englische und die deutsche Fassung dienen der Information; bei Abweichungen gilt der polnische Text.