Polityka prywatności — Pan Ciepełko

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Beat Hangartner, prowadzący działalność gospodarczą pod marką Pan Ciepełko, z siedzibą w Gdańsku, wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), NIP 5833495608, REGON 527118848 (dalej: „my”, „Administrator”).

Kontakt w sprawach ochrony danych: [email protected] lub pisemnie na adres siedziby ujawniony w CEIDG. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych — nie ma takiego obowiązku przy skali naszego przetwarzania.

Przetwarzamy dane zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2016/679 (RODO), ustawą z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz ustawą z 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej (w zakresie cookies).

2. Jakie dane przetwarzamy, po co i jak długo

Sytuacja	Dane	Cel i podstawa prawna	Okres przechowywania
Wejście na stronę	adres IP, identyfikator urządzenia i przeglądarki, data i godzina, adres odwiedzanej podstrony, adres strony odsyłającej, kod odpowiedzi	zapewnienie działania i bezpieczeństwa serwisu, ochrona przed nadużyciami, diagnostyka błędów — prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)	logi techniczne u dostawcy hostingu: do 90 dni
Statystyka i analiza korzystania ze strony	identyfikatory w plikach cookie, zdarzenia na stronie (odsłony, kliknięcia, przewijanie), przybliżona lokalizacja z adresu IP, dane o urządzeniu	zrozumienie, jak strona jest używana, i jej ulepszanie — Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej), wyrażona w banerze cookies	do wycofania zgody; dane w narzędziach analitycznych: do 14 miesięcy
Zapis decyzji o cookies	identyfikator zgody, treść decyzji, data	wykazanie, że zgoda została udzielona lub odmówiona (rozliczalność) — obowiązek prawny i prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO)	12 miesięcy od decyzji
Korespondencja e-mail i zapytania	imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu (jeśli podasz), firma, treść wiadomości, załączniki (np. rzuty budynku)	odpowiedź na zapytanie, przygotowanie oferty, działania przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); w pozostałym zakresie prawnie uzasadniony interes: prowadzenie korespondencji, obrona przed roszczeniami (lit. f)	do zakończenia sprawy, a następnie do upływu terminów przedawnienia roszczeń (co do zasady 3 lata w obrocie gospodarczym, maksymalnie 6 lat)
Klienci i kontrahenci (oferty, zamówienia, umowy, faktury)	dane identyfikacyjne, adres, NIP, dane do faktury, dane kontaktowe, historia zamówień, dane płatności	zawarcie i wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); wystawianie i przechowywanie faktur, rozliczenia podatkowe, obowiązki wobec KSeF (lit. c); dochodzenie i obrona roszczeń (lit. f)	przez czas trwania umowy, a następnie 5 lat od końca roku podatkowego (dokumentacja księgowa) lub do upływu przedawnienia roszczeń, jeśli jest dłuższy
Dane projektowe (rzuty, dane budynku, odczyty liczników, dane rezerwacyjne)	mogą zawierać dane osobowe: nazwiska na rysunkach, adresy nieruchomości, dane właścicieli lokali, wzorce obłożenia	wykonanie usługi projektowej, symulacji, konfiguracji i uruchomienia (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); w przypadku danych osób trzecich — prawnie uzasadniony interes nasz i klienta (lit. f)	przez czas trwania projektu i okres utrzymania systemu, a następnie do upływu przedawnienia roszczeń
Osoby kontaktowe u klientów i partnerów (pracownicy, przedstawiciele, instalatorzy, architekci)	imię i nazwisko, stanowisko, służbowe dane kontaktowe	kontakt w sprawie umowy lub projektu — prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)	przez czas współpracy, a następnie do upływu przedawnienia roszczeń

Jeżeli udostępnimy konta użytkowników na platformie (portal dla architektów i inwestorów), szczegółowe informacje o przetwarzaniu danych w ramach konta przekażemy przy rejestracji, w osobnym dokumencie.

3. Skąd mamy dane

Dane otrzymujemy bezpośrednio od Ciebie (wiadomość, zamówienie, wgrane dokumenty) albo od Twojego pracodawcy lub zleceniodawcy — na przykład gdy inwestor wskazuje architekta lub instalatora, z którym mamy się kontaktować. Dane rejestrowe kontrahentów weryfikujemy w publicznych rejestrach (CEIDG, KRS, wykaz podatników VAT).

4. Odbiorcy danych

Dane przekazujemy wyłącznie podmiotom, które są nam potrzebne do prowadzenia działalności, na podstawie umów powierzenia lub w ramach ich własnych obowiązków prawnych:

Cloudflare, Inc. (USA) — hosting serwisu, sieć CDN, zapora aplikacyjna, DNS.
Google Ireland Limited — Google Tag Manager i Google Analytics 4 (tylko po wyrażeniu zgody); usługi poczty elektronicznej i narzędzi biurowych (Google Workspace).
Contentsquare SAS (Francja) — analiza sposobu korzystania ze strony: mapy kliknięć, zanonimizowane nagrania sesji (tylko po wyrażeniu zgody).
Dostawca narzędzia do zarządzania zgodami (Consentboard) — wyświetlenie banera cookies i zapis Twojej decyzji.
Odoo S.A. (Belgia) — system ofertowania, fakturowania i obsługi klientów (Odoo Online).
Microsoft Ireland Operations Ltd. — usługi chmurowe Microsoft Azure w regionie Polska Centralna: przechowywanie i przetwarzanie danych projektowych oraz uwierzytelnianie użytkowników platformy.
Biuro rachunkowe, doradcy podatkowi i prawni — w zakresie niezbędnym do wykonania ich zadań.
Wykonawcy wskazani przez klienta (instalatorzy, projektanci) — przekazanie dokumentacji projektowej na polecenie klienta.
Organy publiczne — gdy wymaga tego prawo, w szczególności Krajowy System e-Faktur (Ministerstwo Finansów).

Nie sprzedajemy danych osobowych i nie udostępniamy ich do celów marketingowych osób trzecich.

5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy z naszych dostawców (Cloudflare, Google) mają siedzibę w USA lub korzystają z infrastruktury poza EOG. Przekazanie danych odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej o adekwatności dla podmiotów certyfikowanych w ramach EU-U.S. Data Privacy Framework oraz — uzupełniająco — na podstawie standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską, z dodatkowymi środkami zabezpieczającymi (szyfrowanie w tranzycie i w spoczynku). Kopię zabezpieczeń możesz otrzymać, pisząc na adres podany w pkt 1.

Serwis wykorzystuje pliki cookie oraz podobne technologie (np. local storage) w następujących kategoriach:

Niezbędne — zapamiętanie Twojej decyzji o cookies, zabezpieczenia przed nadużyciami (Cloudflare). Nie wymagają zgody; działają na podstawie art. 399 ust. 3 Prawa komunikacji elektronicznej.
Analityczne — Google Analytics 4 (statystyki odwiedzin) i Contentsquare (mapy kliknięć, nagrania sesji z maskowaniem wpisywanych treści). Uruchamiane wyłącznie po Twojej zgodzie.
Marketingowe — obecnie nie używamy cookies marketingowych. Baner zgody przewiduje tę kategorię na wypadek uruchomienia takich narzędzi w przyszłości; do tego czasu wybór w tej kategorii nie ma skutku.

Stosujemy Google Consent Mode v2 w trybie domyślnym „odmowa”: dopóki nie wyrazisz zgody, narzędzia analityczne nie zapisują plików cookie i nie gromadzą identyfikatorów.

Jak zarządzać zgodą. Decyzję podejmujesz w banerze przy pierwszej wizycie. W każdej chwili możesz ją zmienić lub wycofać przyciskiem na końcu tej strony albo usuwając pliki cookie w ustawieniach przeglądarki. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem. Możesz też zablokować cookies w przeglądarce — serwis będzie działał, ale narzędzia analityczne nie będą aktywne.

7. Twoje prawa

Masz prawo do:

dostępu do swoich danych i uzyskania ich kopii (art. 15 RODO),
sprostowania danych nieprawidłowych lub niekompletnych (art. 16),
usunięcia danych, gdy nie ma już podstawy do ich przetwarzania (art. 17),
ograniczenia przetwarzania (art. 18),
przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany (art. 20),
sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie — z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją (art. 21),
wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem,
wniesienia skargi do organu nadzorczego: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl.

Żądania kieruj na [email protected]. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca. Możemy poprosić o dodatkowe informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości.

8. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne. Bez danych kontaktowych nie odpowiemy jednak na zapytanie, a bez danych identyfikacyjnych i rozliczeniowych nie zawrzemy umowy ani nie wystawimy faktury. Zgoda na cookies analityczne jest w pełni dobrowolna i nie wpływa na dostęp do serwisu.

9. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały. Automatyczne przetwarzanie rysunków i danych budynku w ramach usługi projektowej dotyczy budynku, nie osób, i nie służy profilowaniu.

Wgrane rysunki i dane projektowe nie są wykorzystywane do trenowania publicznie dostępnych modeli sztucznej inteligencji ani udostępniane dostawcom takich modeli w celu trenowania.

10. Bezpieczeństwo

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, m.in. szyfrowanie transmisji (TLS), zaporę aplikacyjną i ochronę przed botami, uwierzytelnianie wieloskładnikowe do systemów zawierających dane, kontrolę dostępu według zasady minimalnych uprawnień, kopie zapasowe oraz umowy powierzenia z dostawcami.

11. Zmiany polityki

Polityka może być aktualizowana, gdy zmienią się nasze usługi, dostawcy lub przepisy. Aktualna wersja z datą jest zawsze dostępna pod adresem panciepelko.pl/polityka-prywatnosci. Przy istotnych zmianach dotyczących klientów poinformujemy ich dodatkowo e-mailem.

12. Wersje językowe

Wiążąca jest polska wersja niniejszej polityki. Wersje angielska i niemiecka mają charakter informacyjny; w razie rozbieżności rozstrzyga tekst polski.